Zaman maliyetinin en kıymetli olduğu bu dönem, çokça toplantılar hakkında maddeler sıralanıyor. Yapılmış toplantının yarattığı iş kaybı, karar alınmamış toplantılar, A noktasından başlayıp Z noktasından çıkan sonuçsuz zamanlar, gelen telefonlar yüzünden konsantrasyonun kurulamadığı bir araya gelişler, geç gelenler, gelmesi beklenip, katılamayanlar yüzünden bir diğer tarafta kaçan işler. Toplantıların sonsuz sayıda şikayet konusu yaratılabilecek bir hali var, bu kesin.

Her şirketin kendi iç işleyişi farklı olduğu gibi, toplantı düzeneğinde de önceliklendirilen içerikler farklıdır. Ancak olmazsa olmaz konular, şirketten şirkete değişmeyenlerdir. Olması gereken toplantılar ve olmayan toplantılar konusu ise tamamen Yönetim raporlaması konusunda firmanın olgunluğuna bağlı değerlendirilen bir toplantı düzeneği kavramını doğurur. Finansal Danışmanlık uzmanlığında yönetim raporlaması konusu, başka bir blog yazısında açıklanabilir elbette, ancak bu yazıda toplantı konularına girmeden birkaç öneri nitelikli toplantı etkinliği konusunu özetlemek isteriz.

1. Toplantı gündemi, katılımcıların kimler olacağı belirtilen her toplantı daveti toplantı amacını da bildirmelidir. Yani toplantının düzenleyenlerce hedefinin ne olduğunun bilinmesi etkinlik sağlayacaktır.
2. Toplantı gündeminin tekil olması önemlidir, gündeme ait tüm materyallerin toplantı daveti ile önceden katılımcılara iletilmesi gerekir. Ön çalışmalı toplantıların, öncesi alınmış notların, izlerin hali hazırdaki durumlar gibi anlık sorulara her türlü hazırlıklı olunması, olası bölünmeleri engelleyecektir.
3. Kalabalık toplantılarda bir kişinin toplantı süresini yönetmesi, bir diğer kişinin gündeme bağlı kalınmasını organize etmesi, toplantı notlarının alınması ve dağıtılması kadar önemlidir. Her toplantıda katılımcılar benzer dahi olsa bu görevlendirme kişiler üzerinde değişerek gitmelidir ki, toplantı kültürü oluşabilsin.
4. Toplantılar bahsi geçen saatte başlamalı ve ayrılan sürede bitmelidir. Hedefe ulaşılamaması, gündemden bambaşka bir yöne evrilmesi konuları oluşması halinde dahi ayrılan sürede bitirilmesi ve toplantı sahibi departmanın hedefe ulaşamama sebeplerini göz önünde bulundurarak gerekirse mini toplantılarla konuyu devam ettirmesi de problem çözümü ya da hedefe ulaşma konusunda denenecek başka bir toplantı kültürüdür.
5. Toplantının yöneticisi belli miktarda gündem konularında katılımcıların kendi aralarında da fikir paylaşımlarına açık ortamda izin vermelidir. Özgüven eksikliği, cevabı bilinen sorulara yanıt verilmemesi hallerini de ortadan kaldırmak sağlıklıdır. Ancak özellikle toplantıya hazırlıksız gelen, gündemin dahi farkında olmasa da konuşmuş olmak için konuşmak, engel olunması gereken bir durumdur. Suni gündem yaratılması da engellenmelidir.
6. Hibrit çalışma düzeni sonrası uzaktan erişimli toplantıların ise, teknik aksaklıklar dışında sonuç odaklı olduğu özellikle toplantı sürelerinin kısıtlı olması gibi sebeplerle de verimliliğin zaman anlamında etkin olduğu görülmektedir.
7. Normal şartlar altında, telefonla bölünmeyen toplantılar dizayn edilmesi önemlidir.
8. Özellikle beyin fırtınası amaçlı toplantılarda zorunlu katılımcılar dışında mutlaka bir ya da iki başka bir departman yöneticisinin de daveti, yeni fikir oluşumlarında kıymetlidir.
9. Toplantı sonuçlarının mutlaka departman bazlı ya da konu bazlı rapor edilmesi, arşivlenmesi, alınmış olan karar var ise, kararın iç sistemde yaygınca paylaşımı da diğer detay alışkanlıklardır.
10. Şirket içi düzenlenecek toplantı programının, son dakika gelişenler hariç mümkün olduğunca bir toplantı takvimine bağlanması, etkin zaman kullanımı için önemlidir.

Tüm bu hatırlatmalar dışında en çok bahsi geçen konu ise toplantı süresinin ne olması gerektiğidir. Etkin bir toplantının örneklerinde 30-45 dakikalık oturumların en ideal sonuçları verdiği ve yeterli olduğu da bilinenler arasındadır. Her ne sürede olursa olsun bir toplantının sadece şirket içi ya da diğer partnerlerle bilgi paylaşımı olmadığı, aynı zamanda yapıcı kararların da alındığı önemli birliktelikler olduğu atlanmamalıdır.

Toplantı düzeneği hakkında tüm bu hassasiyetleri sıralamışken, birkaç da sıra dışı toplantı örneğini de paylaşmak istedik sizlerle. Yani siz kendi şirket kültürünüzde çok farklı ancak çok etkin bir toplantı düzeneğini kurmak isterseniz, sonsuz olasılıkta çözümler de yaratılabiliyor elbette.

• ELON MUSK’ un 80/20 kuralı; Değerin ve sonuçların %80 inini oluşturan kısmı katılımcı olarak davet etmeniz yeterlidir.
• Facebook 2 pizza kuralı; her toplantı iki pizzanın doyuracağı katılımcıyla yapılır. 6-8 kişi
• STEVE JOBS ‘un yürüyüş toplantıları; yaratıcılık ortamı olsun doğada, gereksiz formalitelerden çıkalım senaryosu
• RICHARD BRANSON; ayakta durun, iskemleleri kenara çekin, bakın nasıl hızlı bitiyor toplantılarınız.
• WARREN BUFFET; 5 dakika kuralı; Gündemi ele alın, gerekirse bazı gündemlere bir diğer toplantı düzenleyin. Tek bir gündem üzerinde gitmek etkili sonuçlar verir.

En güzel işlere, en şık imzalarınızı attığınız, etkin toplantılarınızı kurguladığınız ve bu halinizden memnuniyet duyduğunuz güzel günlerde, yeniden görüşmek üzere.

Toplantı düzeneği hakkında varsa sizlerin de yorumlarınızı iletmenizden, mutluluk duyacağız.